Принцип: одна заявка = один акт
В Заявках на счет / акт базовым документом является АКТ.
Акт наш основной документ. 🏋️♀️
Сумма заявки (дебиторки) должна совпадать с суммой акта.
Рассмотрим несколько сценариев оплаты клиентом.
Клиент предоплатный. Оплатил в январе 100 000 рублей, мы в январе выполнили работы на 100 000 и закрыли актом в январе на 100 000.
Клиент предоплатный. Оплатил январе 100 000, мы в январе выполнили работы на 60 000, потом в феврале на 40 000. Актом закрыли в феврале на всю сумму на 100 000. Такой сценарий возможен, если нет рекламной маркировки!
Клиент постоплатный. Мы в январе выполнили работы на 100 000, сделали акт от января. И получили оплату 100 000. Это большинство наших клиентов.
Клиент предоплатный. В январе оплатил нам 100 000, мы в январе выполнили работы на 60 000, закрыли актом на 60 000 и в феврале закрыли работы на 40 000.
Как действуем в ситуации №4?
Когда клиент подтверждает нам работу на 100 000 рублей, мы заводим заявку в статусе Дебиторка, указываем в поле Сумма 100 000 рублей. Это Заявка №1.
В календарном месяце выполняем с клиентом работы на 40 000 рублей.
В Заявке №1 заказываем акты на 40 000 рублей, проставляя соответствующие галочки.
Меняем сумму в Заявке№1 на фактическую (со 100 000 на 40 000).
Создаем дубль заявки через опцию Копировать форму с тем же номером счета на остаток суммы (60 000). Это будет Заявка№2.
В статусе Заявки№2 сразу ставим Оплачен, не закрыт АВР, т.к. аванс от клиента уже получен.
Выполняем с следующем месяце работы с клиентом еще на 40 000.
В Заявке№2 заказываем акт на 40 000. Меняем сумму с 60 000 на 40 000.
Создаем дубль Заявки№2 на остаток суммы 20 000. Это будет Заявка №3. Статус аналогичный - Оплачено, не закрыто АВР.
После завершения работ - закрываем Заявку №3.
Таким образом для предоплатных клиентов или частично предоплатных клиентов у нас будет 3 заявки с одним номером счета и 3-я разными номерами актов.
В случае если клиент платит 50% предоплаты и 50% постоплаты, логика работы строится от того, как мы закрываем аванс и постоплату.
Если одним актом = акт крепим к заявке на счет на постоплату.
Если двумя актами = к каждой заявке свой акт.